一張白紙畫彩虹

2005-05-19

--------記湖南瀘溪醫保信息化
        湖南瀘溪醫保中心成立于1999年,參保人數近萬人,現有工作人員七人,中心業務人員除中心主任和中心管理員外,老齡化比較嚴重。在實施前,中心由于工作量大,業務繁雜,而且全部由手工操作,給基金管理、監督和落實參保人員醫療待遇帶來諸 多不便,再加上大多定點的衛生院位于邊遠山區,醫療監管更是難上加難,即費力又耗時。
        經過多方學習,中心領導清醒的認識到,建立醫療保險信息管理系統,將繁重的醫保工作分解成為若干個有序的模塊,依靠計算機網絡系統的強大數據處理能力,提供快捷的經費結算,幫助領導進行正確決策,這是提高信息資源的共享程度,從而提高辦事效率,更好的為參加醫療保險的有關人員提供高效的服務的有效途徑。
        基于以上原因,中心領導迅速決策,多方實地考查,經過與多家軟件企業的洽談,反復衡量實力、比較成功案例,最后決定選用我公司開發的具有三層結構、實時傳輸、高效、安全、運作費用低廉的軟件產品來作為主體,加二次本地化開發,使之成為能購完成本地業務的醫保管理系統。
        根據合同約定,項目從2005年4月開始啟動;2005年5月1日中心各模塊、門診正式使用;2005年5月25日,住院正式使用。其間需要完成原有業務系統數據的錄入、制卡、中心藥店、醫院的實施、與人民醫院管理系統的接口預留,對接以及第一階段二次開發內容的完成等諸多任務。套用一句革命樣板臺詞,那就是“時間緊、任務重”。
        那么,這樣一個頗具難度的項目是如何在短時間內順利實現成功實施?這其中,我方與中心工作人員又是如何分工協作的?
        首先,必須有一個良好的項目團隊組織作保證。因為每個項目實施初期,每個人都擔心會看到一些意外,因為實施系統一般都比較困難,將來運用良好更是困難,但事實上并未出現意外,而且實施整個醫保系統也沒有那么困難,這主要得益于公司領導對項目實施予以了高度的重視和強有力的支持和實施小組的激情與專業技能。
        其次,具有明確的項目實施流程,項目實施經歷了項目啟動、系統培訓、業務流程分析、二次開發需求分析、二次開發需求確認、業務流程確定、業務流程測試、需求反饋、需求變更、業務流程反饋和變更、初始數據準備以及數據導入和錄入等一系列工作。其中,需求和業務流程的確認要經過測試、反饋、確認、再測試、再反饋、再確定等反復過程,經過醫保中心項目實施小組成員不厭其煩地測試、反饋,從而得到了一個最符合瀘溪醫保中心需求的業務流程。
        再次,公司實施小組采用了合理完善的實施方案,采取蠶食桑葉的戰略戰術,以點帶面,統籌安排,合理計劃。
        1、流程培訓  
        在實施經驗上,如何讓用戶快速的了解軟件的功能,并能夠結合本中心的業務流程來更好的應用軟件是實施的最大的目標,根據多年的實施經驗,著重業務流程的培訓比單純的軟件操作培訓會更有效果,也更能讓中心的管理層有更多的參與機會,而中心的管理層的決策是決定整個項目是否能夠成功實施的重要保證。所以在實施時,我們會針對客戶的情況進行全面了解后,然后結合軟件的現有流程來比較體系的講解整個軟件中的業務流程。初步讓客戶知道系統中有什么功能,用什么功能可以解決現在工作中碰到問題。通過這樣的系統培訓,也是對客戶業務流程重組的一個過程,引導客戶的管理層對業務流程重新確定,務必讓軟件的業務流程跟實際的工作流程更貼近,如果出現不符,則以軟件修改最少為標準,盡量靠近軟件現有的功能為準。
        軟件業務流程培訓是由我公司的高級技術人員來組織培訓,該技術人員具有豐富的實施經驗和非常過硬的社保行業知識,能夠非常快的理解客戶的業務需求并提出相應的解決方案,該方案有可能是技術方面的解決方案,也有可能是業務的解決方案,務必是讓項目更快更好的實施。
        2、操作培訓
        在業務流程培訓的基礎上,讓各業務股派出業務代表來進行軟件操作的培訓,操作上的培訓重點是進行強化訓練,把業務流程中的每一個步驟進行全面的熟悉,每一個功能都要進行操作上的訓練,每一個操作上的快捷鍵都務必要熟練,讓整個軟件的操作可以快速的操作,在整個的操作中全面用鍵盤,強化操作員的思維,讓其知道如何可以更加快速的完成日常的業務操作,讓軟件的操作只是占整個業務中很少的時間,充分的感到軟件是為人服務,而不是人為軟件服務。操作培訓的目標是讓每一個操作員充分體現超越軟件的“以人為本”的設計風格。
        3、模擬訓練
        經過嚴格的軟件操作培訓后,各股的業務代表基本上對軟件的基本功能、操作都有一定的熟悉程度后,則組織各部門進行總結培訓的情況,如果各個崗位上的人員對軟件的操作基本上可以勝任后,則進行模擬訓練的安排,以任務的形式安排各崗位上人員完成一定的數據錄入,然后在每天下班后進行總結,把在模擬訓練中碰到問題進行討論,減少在正式運行后的壓力。
        4、正式運行
        在通過模擬訓練的強化后,在最后的總結會議上一致通過后,則進入全面的上現運作。在整個培訓、模擬操作過程中總共時間是在兩周,加上部分的軟件修改,整個項目的實施到驗收一共耗時四周時間,充分體現了我公司的項目實施的把握能力。
        5、實施效果
        現在,我公司醫保系統已經成為瀘溪醫保中心日常業務管理不可缺少的管理工具,極大地提高了工作效率和管理水平,中心人員普遍反應在使用了醫保系統后,征繳、結算的速度大大提高,醫療監管也不用在上山下鄉的跑了,大大節約了辦公費用與辦公時間,只要在計算機上查看就可以安排結算、進行醫療監管。在管理層方面,對于醫保基金的控制則是有根有據,極大的杜絕了管理中的漏洞。
        最后, 項目實施成功的實施和瀘溪醫保中心的領導和全體員工的通力配合與精誠合作這個關鍵因素是分不開的。回想起實施過程的那些日日夜夜,由于錄入數據量大,中心人員大多沒有電腦基礎,而且趨于老齡化,學起來比較慢,所以要加班加點。但中心員工沒有一點怨言,他們還高興的說,“沒想道我們這些快退休的老人,還學會了電腦操作,本想著這次信息化要被淘汰了,沒想到你們的軟件是如此的人性化,你們的服務是如此的耐心。給我們是講了又講,我們是問了又問 ,有你們這樣幼兒教育式的服務,我們也沒有理由學不會,社會也沒理由淘汰我們”更讓我感動的是中心管理員,他雖然來中心沒多久,不但電腦操作熟練,而且中心業務也很快精通。最后,我才發現他多少次在辦公室學習到天亮。項目就要結束了,在這短短的相處中我們已經是朋友了,相互都有一些留戀。
        2005年6月1 日這一天,也是我們實施人員圓滿完成任務撤離后的第一天,瀘溪醫保中心員工向往常一樣早早的站在了自己的工作崗位上,不一樣的是這一天他們將要翻開瀘溪醫保歷史新的一頁。就在這一天經過兩周試運行的《瀘溪醫保管理信息系統》正式投入使用,“工作量大,計算復雜,醫療監管困難……”已成為歷史,奇跡不是隨便產生的,它總是傾向于有準備的人,山西實達人譜寫著瀘溪醫保的奇跡,瀘溪醫保人也讓我們分享著他們成功的喜悅。見到成效的瀘溪醫保人繼續增加信息化定點機構,目前瀘溪醫保已經擁有醫療信息化定點機構近20多個,而且采用寬帶時時傳輸,醫院管理系統與醫保系統成功對接,避免二次錄入,減輕了醫院的工作量。中心管理人員可以及時掌握各定點機構的消費情況,工作輕松了,效率上來了嘗到甜頭的瀘溪醫保人不忘記把實達醫保信息系統介紹給別人,兄弟縣爭相前來學習取經,瀘溪醫保也成為湘西地區唯一一家醫院管理系統與醫保系統成功對接的典范。我們堅信瀘溪醫保越來越好,山西實達科技也會越來越好,堅信更多的白紙在山西實達人的手中繪出更多更絢麗的彩虹,預祝我們的軟件事業走過一山又一山,一山更比一山高。

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